2. Документы и научно – справочный аппарат к ним

2.1. В состав архивного фонда Майкопского городского суда входят дела, наряды  с судебными решениями Майкопского городского суда и их копиями,  документами по личному составу, которые в установленном порядке сданы в архив городского суда.

2.2. Архив городского  суда осуществляет  хранение архивных дел, нарядов документов по личному составу Майкопского городского  суда (их отбор, учет, хранение, уничтожение и использование ).

2.3. Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства с документами Майкопского городского  суда постоянного и долговременного (свыше 10 лет) и со сроками  хранения менее 10 лет    отделами суда  передаются  в архив .

Сроки хранения документов с информацией о деятельности Майкопского городского суда, находящихся в архивном фонде городского суда, определяются в соответствии со Сводной номенклатурой нарядов, дел и производств Майкопского городского суда, которые установлены  Перечнем  документов федеральных судов общей  юрисдикции с указанием  сроков хранения, утвержденные приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01 июня 2007 года  № 70.

2.4. Для обеспечения сохранности, поиска архивных документов и в целях использования содержащейся в них информации создается научно-справочный аппарат: описи документов, книги учета  поступления и выбытия документов, указатели к ним и картотеки, с 2005 года  электронный  архив.

3.Правила ознакомления пользователей информацией с
информацией о деятельности Майкопского городского суда, находящейся в
архивном фонде городского  суда

3.1. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности Майкопского городского суда, находящейся в архивном фонде суда, осуществляется путем предоставления им информации (архивных справок, копий архивных документов и выписок из них) по их запросам.

3.2.Основанием для предоставления информации о деятельности Майкопского городского  суда, находящейся в архивном фонде городского суда, является запрос в письменной форме в адрес Майкопского городского суда.

В запросе указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя (реквизиты бланка письма для органа или организации — в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003);

- почтовый адрес, по которому должен быть отправлен;

- содержание запроса (в случае запроса о результатах рассмотрения конкретного судебного дела - указываются фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого было рассмотрено дело, или стороны по делу, в том числе - название органа или организации, а также каким судом и когда было рассмотрено дело);

- личная подпись и дата.

К запросу (в зависимости от оснований получения информации) прилагаются заверенные в установленном порядке следующие документы:

- копия документа, удостоверяющего личность;

- письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо его близких родственников – в случае его смерти;

- копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения, а также копия документа, подтверждающего факт смерти этого лица;

- копии документов, подтверждающих права наследования;

- доверенность, оформленная в установленном законом порядке, подтверждающая право представлять интересы доверителя.

3.3. Запросы исполняются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Срок исполнения запроса может быть продлен решением  Председателя  Майкопского городского суда или лица, его замещающего, с уведомлением заявителя.

Если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства,  Председатель суда или лицо, его замещающее, вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу с уведомлением заявителя.

3.4. Информация о деятельности Майкопского городского суда, находящаяся в архивном фонде городского суда, не предоставляется в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

3.5. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности Майкопского городского суда, находящейся в архивном фонде городского суда, ограничивается для документов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности, устанавливаются на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

3.6. Материалы архивных дел, рассмотренных  Майкопским городским  судом, и (или) их копии выдаются (направляются) в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации лицам, участвовавших в деле, их представителям при предъявлении ими соответствующих документов, удостоверяющих личность и полномочия, с разрешения  Председателя Майкопского городского суда  или лица его замещающего.

3.7. Копии судебных решений, вынесенных  апелляционной  инстанцией Майкопского городского суда по результатам рассмотрения дел мировыми судьями  города Майкопа, архивом  суда  не выдаются (не направляются) в связи с тем, что подлинники указанных судебных решений подшиваются в судебные дела, которые возвращаются мировому судье, рассмотревшему эти судебные дела по первой инстанции.

3.8. Доступ пользователей информацией к подлинникам архивных документов,  может осуществляться с письменного разрешения председателя Майкопского городского суда или лица, его замещающего, в согласованные сроки и время в специально выделенном и оборудованном помещении  в присутствии работника архива  суда .

4. Правила подготовки архивных справок, копий архивных документов и выписок из них

4.1. Подготовка архивных справок, копий архивных документов и выписок из них осуществляется по письменным запросам граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления в порядке, указанном в п. 3.2.

4.2. Архивные справки составляются на бланке Майкопского городского суда. В справке приводятся названия архивных документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в них. Копии архивных справок подшиваются в соответствующие дело, наряд.

4.3. Архивные справки, копии архивных документов и выписки из них подписываются (заверяются) Председателем суда , его заместителями и заверяются печатью Майкопского городского суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Справки по результатам рассмотрения судебных дел подписываются  Председателем Майкопского городского суда или лицом, его замещающим, и заверяются печатью Майкопского городского суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.4. Подготовленные работниками архива архивные справки, копии архивных документов и выписки из них направляются заявителю с сопроводительным письмом Майкопского городского суда. При отсутствии архивных документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, об этом сообщается заявителю.

5. Заключительные положения

5.1.Пользователь информации обязан соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничивается согласно законодательству Российской Федерации.

5.2. Использование полученных сведений в ущерб правам и законным интересам граждан, организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления преследуется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.3.Пользователь информации при использовании архивных документов обязан делать ссылки на место хранения документов.

5.4.Настоящее Положение распространяется и на  пользователей информацией из иностранных государств.